화상회의 세팅 방법 1단계부터 만렙까지 돌파하기 (회의실 장비 준비)

 

오늘은 화상회의 세팅 방법을 정리해 봅니다.

 

코로나19가 시작되고 3년째로 접어들면서 이제는 ZOOM 등을 활용한 온라인 회의는 대중화되었습니다. 다만 여전히 회의실 장비 준비는 기업마다 천차만별이죠.

 

가장 허접한 1단계부터 만렙까지 얼마나 폼나게 준비할 수 있을까요?

 

화상회의 세팅 방법

아마 이 글을 보는 사람들은 수준 차이가 상당할 겁니다. 아무것도 모르는 분부터 이미 화상회의를 수십번 해본 사람과, 첨단 장비를 활용한 회의실 준비가 필요한 사람 등 다양하겠죠.

 

화상회의 세팅 방법을 확인하기에 앞서 몇 가지 단계를 고민해 봅시다. 우선 처음이라면 당연히 "일반 노트북에 ZOOM을 설치하고 조용한 곳에서 회의를 한다 라는 쉬운 방법"을 쓰겠죠?

 

우리는 그 정도 이야기를 하려는게 아닙니다.

 

우선 화상회의를 시작하기 전에 필수 장비를 확인해야 합니다. 컴퓨터 또는 노트북, 웹캠, 마이크, 스피커, 그리고 안정적인 인터넷 연결이 필요합니다. 모든 장비가 작동하는지 확인해 볼까요?

 

먼저 기본적인 준비사항을 살펴보고 이후 제가 추천하는 몇 몇 장비들을 정리해 보겠습니다.

 

화상회의 프로그램 설치

맨 처음 노트북 또는 웹캠이 있다면, 화상회의를 위해 사용할 프로그램(소프트웨어)를 설치해야 합니다. Zoom, Microsoft Teams, Google Meet 등 여러 옵션이 있으니 필요에 따라 선택하고 다운로드받습니다.

 

 

가장 대중적인건 ZOOM이고 공공기관에서는 Webex 등을 사용합니다. 다만 저는 웹엑스는 절대 추천하고 싶지 않습니다. 느리고 복잡하고 UI가 초보자에게 친숙하지 않습니다.

 

대부분은 내가 직접한다면 프로그램을 선택하겠지만, 남이 한다면 그들에게 맞춰줘야 합니다. 미리미리 여러 가지 프로그램을 다 다운로드 받아둡시다.

 

카메라 마이크 스피커 설정

다음 웹캠과 마이크를 설정해야 합니다. 웹캠의 화질과 각도를 조절하고, 마이크의 민감도를 확인하세요. 소음을 줄이기 위해 조용한 장소를 선택하세요.

 

아마 최근 몇 년간 온라인 화상회의하면서 가장 많이 들어본 말이 이거일겁니다. "안들려요"

99% 확률로 상대방이 아니라 내 스피커가 꺼져있는 겁니다. 제발 스피커/마이크가 작동하는지는 사전에 확인하도록 합시다.

 

또한 노트북에 이어폰을 꽂는 형태라면 마이크와 스피커를 이어폰으로 변경해두어야 하는 점 기억합시다.

 

화면 공유 및 채팅 기능

이제 시작한다면 화면 공유하는걸 알아야 합니다. 특정 PPT나 PDF파일을 띄워주거나, 화면 전체를 공유하는 것도 가능하죠.

 

회의중에 채팅도 가능하며, 다른 사람을 초대하기 위한 참가 링크나 코드 등을 체크해두는 것도 중요합니다.

 

화면 공유로 문서나 프레젠테이션을 공유하고, 채팅으로 질문이나 의견을 공유하면서 본격적인 회의가 시작되게 됩니다. 이정도는 사실 가장 기본적인 단계라고 생각합니다.

 

이제 회의실 장비 준비를 본격적으로 해 볼까요? 저는 화상회의 세팅 방법의 꽃은 바로 만렙 수준의 장비구입이라고 생각합니다. (어차피 회사 돈이면 펑펑 써야죠)

 

화상회의 장비 추천

이제 제가 추천하는 몇 가지 화상회의 장비를 정리해 보겠습니다.

 

우선 기본적으로는 화상회의 솔루션 장비를 도입하는 겁니다. 바로 웹캠처럼 데스크에 놔두고 쓰는 방식이죠.

로이체 FULL HD 마이크 내장 웹 카메라 RPC-20F + 삼각대 세트

 

 

단순히 노트북으로 모두가 각각 접속하는 것과 다르게 고화질로 1개의 웹캠을 이용해 여러명이서 회의참여가 가능하다는 장점이 있습니다.

 

여기서 조금 더 나아가면 화상회의 마이크 및 스피커폰을 도입하게 됩니다.

COSY 코시 SP1314MK 화상회의 스피커폰/마이크 스피커

 

이런 장비를 활용하면 회의 시작할 때 생략되는 표현이 있습니다. 바로 '들리시나요?' 라고 물어보는 작업입니다.

 

더 이상 그런 말을 할 필요가 없으니 회의에 참여하는 모두가 그대로 말을 하면 큰 스피커에서 알아서 소리를 인식하여 높은 음질로 반영하게 됩니다.

 

 

훨씬 이런 방식의 고퀄리티의 화상회의 세팅 방법을 이용하면, 상대방과 소통이 원활하게 된다는 1차적인 장점 외에도, 우리 기업에 대한 신뢰를 줄 수 있게 됩니다.

 

우왕좌왕하지말고 프로페셔널한 감각을 상대방에게 선사해 줍시다.

 

회의실 장비 준비

항상 많은 분들이 회의실 장비 준비라면 단순히 다과를 세팅하는 것으로 끝난다고 알고 있습니다. 그런데 이건 코로나19 이전의 대면 회의에서나 가능한 말이죠.

 

지금은 모두가 온라인 회의를 선호하는 시대입니다. 속도도 빠르고 만남을 위한 소모를 할 필요가 없으니까요. 이제는 화상회의 세팅을 쉬운 방법부터 만렙 수준까지 올려서 더 높은 프로감각을 고객사에게 보여주는게 어떨까요?

 

기타 참고 글

열심히 일하는 것도 좋지만 농땡이도 가끔 필요하죠? 워크샵 안가는 방법을 정리해 보았습니다.

회사 워크샵 가기 싫으면? 워크샵 안가는 4가지 방법

 

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