보도자료 작성법 (효율적인 작성 방법 5단계와 양식, FAQ)

기업/정부의 공식적인 입(mouse)의 역할을 하는 보도자료 작성법과 관련된 궁금즘 FAQ 5가지를 정리해 봅니다.

보도자료는 기업이나 단체에서 중요한 정보나 소식을 언론으로 전달하기 위해 작성하는 공식적인 자료입니다. 

 

보도자료 작성법

보도자료는 기업이나 단체가 중요한 정보나 소식을 언론에 전달하기 위해 작성하는 문서입니다. 결국 얼마나 '명확한 의도'를 가지고 작성하는가를 핵심으로 봐야 합니다.

이 문서는 언론에 의해 대중에게 전파될 가능성이 있기 때문에, 명확하고 정확하게 정보를 전달하는 것이 중요합니다. 언론에게 우리 기업/정부의 말을 대변하는 자료인데 대충쓰면 절대로 안되겠죠?

 

효율적인 작성 방법 5단계

효율적인 작성 밥법 5단계를 소개합니다. 아래 순서 또는 방식을 활용하여 '상사에게 칭찬받는' 문서를 작성해보는건 어떨까요?

 

물론 아무리 열심히 써도 까일때는 까일 수 밖에 없는 K직장인의 설움은 어쩔 수 없습니다. 

 

1. 목적과 의도 명확히하기

보도자료를 작성할 때, 첫 번째로 고려해야 할 것은 그 자료의 목적과 의도입니다. 왜 이 보도자료를 작성하는지, 어떤 메시지를 전달하려는지 명확히 표현해야 합니다.

 

분명한 목적이 있어야 합니다. 짧은 1,2페이지 문서가 대부분이지만 우리 회사에서(또는 정부에서) 공식적으로 말하고 싶은 것은 '이것입니다' 라는 목적이 있어야 하며, 그것을 바탕으로 '무엇을 하고 싶다'는 의도를 확실히 해야 합니다.

 

2. 제목은 간결하고 눈길을 끌게 작성

보도자료의 제목은 그 내용을 요약하는 한 줄로서, 가장 중요한 정보를 전달해야 합니다. 제목은 간결하게, 그리고 주목받을 수 있도록 흥미롭게 작성하는 것이 좋습니다.

 

특히 시간관계상 길게 내용을 쓸 수 없습니다. 문서가 길어질수록 대중의 관심은 사라지고, 언론에서도 스포트라이트를 받을 수 없습니다.

 

최대한 1,2장으로 요약을 하고 관련 자료는 붙임문서로 넣도록 합시다. 특히 나만 아는 용어를 쓰기보다 남들도 쉽게 파악할 수 없는 쉬운 단어와 제목을 쓰는 것이 핵심입니다.

 

3. 내용 구성은 논리적으로

보도자료의 내용은 논리적인 흐름에 따라 구성되어야 합니다. 서론에서는 보도자료의 주제와 중요성을 소개하고, 본론에서는 주요 내용을 상세히 설명한 뒤, 결론에서는 요약하거나 마무리 짓습니다.

 

상황설명을 하게 되면 논리적이지 않을 수 있습니다. 구구절한한 설명보다는 A부터 Z까지 기승전결에 맞추어 논리적으로 내용을 구성해야 합니다. 아무래도 읽는 사람 입장에서는 이해도가 확실히 올라가겠죠?

 

4. 정확한 정보와 데이터 활용

보도자료에는 정확한 정보와 신뢰할 수 있는 데이터만을 사용해야 합니다. 틀린 정보나 오해를 불러일으킬 수 있는 내용은 피해야 하며, 필요한 경우 출처를 밝히는 것이 좋습니다.

 

반드시 숫자가 들어가야 합니다. '고객 만족도가 올라갑니다' 보다는 '전년도 대비 고객만족도가 20% 상승했습니다' 라는 표현이 훨씬 더 보기 좋습니다. 정확한 수치가 들어간 데이터 활용을 위해 정보를 최대한 효율적으로 써 봅시다.

 

5. 문장은 간결하게, 용어는 표준화하여

보도자료는 많은 사람들이 읽게 되는 만큼, 문장은 간결하고 명료하게 작성해야 합니다. 또한, 전문 용어나 약어를 사용할 경우에는 그 의미를 명확히 해설해주는 것이 필요합니다.

 

아무래도 기업에서 일하면 업계표준어가 있을 겁니다. 상대방이 기업이라면 업계용어를 써도 되지만, 일반 대중이라면 최대한 쉬운 단어를 씁시다. 영어 알파벳을 쓴다면 반드시 아래 그 단어의 뜻도 요약해서 쓰는걸 잊지 말아야겠죠?

 

마지막으로, 검토와 수정

보도자료 작성 후에는 다시 한번 내용을 검토하고 필요한 수정을 진행해야 합니다. 잘못된 정보나 미흡한 부분을 확인하고, 완벽한 보도자료로 만드는 과정을 거쳐야 합니다.

 

반드시 옆 동료 또는 상사의 검토와 수정을 받는 것이 좋습니다. 내가 보기에는 문제가 없었지만, 남이 보면 또 다릅니다. 기업/정부의 공식적인 문서라면 반드시 보완작업을 여러 번 거쳐야 합니다.

 

이상 보도자료 작성법과 효율적인 작성 방법 5단계를 살펴보았습니다. 예를 들어 정부의 공식 보도자료 사이트를 참고하면서 대한민국 보도자료 양식을 참고해 봅시다.

 

보도자료 양식

정부 기관에서는 본인들의 보도자료 양식을 공개하고 있습니다. 대부분 유사하니 이 중에서 괜찮아 보이는 양식을 다운받아서 쓰는걸 추천합니다.

 

일반 기업에서는 홍보팀이나 기획조정실 같은 부서에서 관리하고 있으니, 문의해보도록 합시다.

 

보도자료 FAQ 5가지

1. 보도자료와 일반 뉴스 기사와의 차이는 무엇인가요?

보도자료는 기업이나 단체가 자신들의 소식이나 중요 정보를 전달하기 위해 작성하는 공식적인 문서입니다.
반면 뉴스 기사는 언론 기관이 직접 취재하여 작성하거나 보도자료를 기반으로 작성하는 내용으로, 중립적인 시각에서 전달됩니다.

 

중립적이지 않고, 기업의 홍보 목적으로 사용되는 경우도 많습니다.

 

2. 보도자료를 보내는 대상은 어디인가요?

보도자료는 주로 언론 기관, 뉴스 채널, 잡지사, 라디오 스테이션 등과 같은 매체에 전송됩니다. 해당 기관들이 관심을 가질 만한 내용을 담고 있는 경우에는 보도자료가 기사로 작성되어 대중에게 전파될 수 있습니다.

 

언론을 통해서 소비자들에게 공개되는 자료라고 볼 수 있습니다.

 

3. 보도자료의 양식은 특별히 정해진 것이 있나요?

대부분의 경우, 보도자료에는 기본적인 포맷이 있습니다. 양식은 제목, 본문, 연락처와 같은 기본 정보가 포함되어야 합니다.
하지만, 언론사나 발행 대상에 따라서 세부적인 포맷 요구사항이 달라질 수 있으므로 미리 확인이 필요합니다.

 

다만 업계 표준 또는 기업/정부에서 쓰는 양식이 반드시 있을 겁니다. 최대한 활용해 봅시다. 정부에서 쓰는건 모든 양식에 폰트, 글자크기 등이 동일합니다. (최악입니다.)

 

4. 보도자료를 언론사에 보낼 때, 특별히 주의해야 하는 점은 무엇인가요?

보도자료는 정확하고 객관적인 정보를 담아야 합니다. 오해의 소지가 있거나 편향된 내용, 검증되지 않은 정보는 피해야 합니다.
또한, 보도자료를 받는 언론사의 특성과 관심사에 맞게 내용을 구성하는 것이 효과적일 수 있습니다.

 

내 입장보다는 일반 대중의 입장에서 어떻게 받아들여질지를 고민하면서 다시 한번 써보도록 합시다.

 

5. 보도자료의 효과적인 배포 방법은 무엇인가요?

보도자료 배포에는 전문 배포 서비스를 활용하거나, 대상 언론사의 연락처를 통해 직접 메일로 보내는 방법 등이 있습니다.
자주 소통하는 언론사의 경우, 기자와의 개별 연락을 통해 배포하는 것도 효과적일 수 있습니다.

 

물론 그러기 위해서는 미리 친한 언론 기자들을 만들어 놔야 합니다. 이래서 사람간의 관계가 필요합니다.

 

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